Sự bực bội của những lời nhắc tự động vô tận là một trải nghiệm chung, đặc biệt khi giải quyết sự phức tạp của thuế.
Với Sở Thuế Vụ (Internal Revenue Service – IRS) dự đoán hơn 140 triệu tờ khai thuế cá nhân cho mùa nộp thuế năm 2024, kết thúc vào ngày 15 Tháng Tư năm 2025, khả năng khối lượng cuộc gọi quá tải thường rất lớn. Mặc dù IRS có những bước tiến trong việc cải thiện dịch vụ điện thoại và mở rộng các nguồn lực trực tuyến, nhưng viễn cảnh liên lạc với một nhân viên trực tiếp vẫn còn đáng sợ đối với nhiều người.
IRS khuyên mọi người nên sử dụng các nguồn lực trực tuyến của mình, giải quyết các câu hỏi thường gặp liên quan đến tờ khai thuế, chi trả và trộm cắp danh tính. Tuy nhiên, một số tình huống nhất định đòi hỏi phải giao tiếp trực tiếp với một đại diện là con người. Thách thức nằm ở việc bỏ qua hệ thống tự động. Để đạt được mục đích này, một phương pháp mang tên “1-2-3” giúp đẩy nhanh quá trình, kết nối bạn với một nhân viên “bằng xương bằng thịt” trong vòng một phút.
Số điện thoại chính của IRS, 1-800-829-1040, hoạt động từ bảy giờ sáng đến bảy giờ tối theo giờ địa phương, từ Thứ Hai đến Thứ Sáu. Bí quyết để kết nối nhanh chóng gồm một chuỗi các lần nhấn nút chính xác, được thực hiện mau lẹ khi nghe thấy từng lời nhắc, thay vì chờ toàn bộ tin nhắn.
Theo bình thường, người gọi phải đối mặt với thời gian chờ đợi dài và hệ thống điện thoại phức tạp. Mặc dù IRS báo cáo thời gian chờ trung bình là 12 phút trong năm nay, một cải thiện đáng kể so với những năm trước, thời gian chờ thực tế có thể thay đổi, với Thứ Hai và Thứ Ba thường có số lượng cuộc gọi nhiều nhất.
Để tránh những sự chậm trễ này, mẹo “1-2-3” điều hướng chiến lược các lời nhắc tự động. Khi gọi, hãy nhấn số “1” để nói tiếng Anh, “2” để hỏi về thuế thu nhập cá nhân và “3” để trả lời tất cả các câu hỏi khác. Trình tự này bỏ qua nhu cầu phải nghe các lời nhắc dài dòng hoặc nhập thông tin cá nhân như SSN hoặc EIN. Phương pháp tiếp cận nhanh này giúp tránh quá trình tốn thời gian mà bạn phải nghe các tin nhắn tự động dài dòng và nhập thông tin cá nhân.
Phương pháp này kết nối bạn với một tổng đài viên, người sẽ chuyển cuộc gọi của bạn đến bộ phận thích hợp. Tổng đài viên ước tính thời gian chờ là khoảng năm phút để kết nối với một nhân viên chuyên trách, điều này được chứng minh là chính xác. Phương pháp này giúp giảm thiểu thời gian dành cho việc điều hướng các menu tự động.
Trước khi gọi cho IRS, bạn cần phải thu thập tất cả các tài liệu, thông tin cần thiết, như số An Sinh xã hội (Social Security numbers – SSN), ngày sinh, Mã Số Định Danh Người Nộp Thuế Cá Nhân (Individual Taxpayer Identification Numbers – ITINs) đối với những người không có SSN, tình trạng nộp hồ sơ của bạn, tờ khai thuế năm trước, tờ khai thuế cụ thể đang được đề cập và bất kỳ thư từ nào nhận được từ IRS. Việc có sẵn các tài liệu này sẽ giúp cho cuộc trò chuyện hiệu quả và hữu ích hơn với nhân viên IRS.
