Khi bắt đầu cuộc sống hàng ngày, nhiều người thường dễ dàng cảm thấy choáng ngợp trước số lượng công việc cần hoàn thành. Từ những cam kết công việc đến trách nhiệm cá nhân, lịch trình có thể nhanh chóng bị lấp đầy, khiến chúng ta cảm thấy căng thẳng và lo lắng. Tuy nhiên, với một chút kế hoạch và tổ chức, bạn có thể kiểm soát thời gian và cải thiện sức khỏe tổng thể của mình.
Một trong những cách chủ chốt trong đó việc lập kế hoạch có thể cải thiện được sức khỏe thể chất và tinh thần của bạn là giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn. Bằng cách chia nhỏ ngày của bạn thành nhiều phần nhỏ, dễ dàng giải quyết, ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng hơn và bảo đảm rằng mình có đủ thời gian cho mọi việc cần làm. Điều này giúp giảm mức độ căng thẳng và ngăn ngừa tình trạng kiệt sức, vì bạn không phải liên tục vội vã chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác.
Một trong những bước đầu tiên để lập kế hoạch hiệu quả là thiết lập một thói quen. Điều này có nghĩa là thiết lập thời gian thường xuyên để thức dậy, ăn uống, tập thể dục và đi ngủ. Bằng cách tạo một lịch trình trong tay, bạn sẽ giúp điều chỉnh nhịp điệu tự nhiên của cơ thể và thúc đẩy chất lượng giấc ngủ tốt hơn. Đổi lại, việc này giúp cải thiện tâm trạng, mức năng lượng và cảm giác hạnh phúc tổng thể của bạn.
Một khía cạnh quan trọng khác của việc lập kế hoạch là học cách nói không. Bạn có thể bị cám dỗ để đảm nhận quá nhiều nhiệm vụ hoặc cam kết, đặc biệt nếu bạn muốn làm hài lòng người khác. Tuy nhiên, việc này nhanh chóng dẫn đến cảm giác choáng ngợp và kiệt sức. Đặt ranh giới rõ ràng và ưu tiên nhu cầu của bạn giúp tránh bị quá tải, cung cấp đủ thời gian và năng lượng cho những gì thực sự quan trọng.
Ngoài việc thiết lập một thói quen và học cách nói không, có nhiều cách khác để lập kế hoạch, giúp cải thiện sức khỏe của bạn. Bạn sẽ trở nên ngăn nắp hơn và đạt được các mục tiêu của mình bằng cách sử dụng các công cụ như lịch, danh sách việc cần làm và các ứng dụng năng suất. Bạn cũng có thể chia các nhiệm vụ lớn thành các bước nhỏ hơn, dễ quản lý hơn, việc này giúp giảm cảm giác choáng ngợp và tăng cường sự tự tin của bạn.
Bạn từng đọc được một số thủ thuật về cách quản lý thời gian của mình, cho dù bạn đã học được từ sếp, bạn bè hay của chính mình. Tuy nhiên, đưa những điều đó vào hành động là một câu chuyện khác. Bạn phải học cách lập thời gian biểu cho chính mình, trở thành “sếp” của chính mình.
Vì vậy, hãy ngồi xuống và sẵn sàng học cách quản lý thời gian của riêng bạn với sáu thủ thuật này!
1.Rời khỏi phòng làm việc và nghỉ giải lao một chút
Chẳng ai làm việc hiệu quả với một lịch kín mít mà không có thời gian nghỉ ngơi. Dành thời gian trên lịch của bạn giữa các cuộc họp và nhiệm vụ để cho phép những thay đổi bất ngờ. Con người tương lai của bạn sẽ cảm ơn bạn khi ngày của bạn hiệu quả hơn và thời gian ít mệt mỏi hơn.
2.Ngăn nắp
Đây sẽ là sự thay đổi lớn trong cuộc sống đối với một số người vì thói quen tổ chức không phải lúc nào cũng đến một cách dễ dàng. Lúc đầu, bạn có thể nghĩ “Gớm, mất thì giờ quá với mấy việc dọn dẹp linh tinh”, nhưng bạn sẽ bất ngờ khi thấy kết quả thu được rất xứng đáng. Đây là thống kê đáng kinh ngạc: Người Anh mất khoảng 2 ngày rưỡi mỗi năm, để tìm kiếm những đồ vật bị thất lạc. Đó là hai ngày lãng phí và… lãng nhách! Đừng không giống như thế, bạn hãy sắp xếp đồ đạc ngăn nắp và luôn đặt chúng trở lại chỗ khi sau khi lấy ra dùng. Điều này cũng áp dụng cho các tệp máy tính! Tạo một hệ thống hồ sơ đơn giản và lưu tài liệu mới vào đúng vị trí.
Bạn đã bao giờ nghe nói về Nguyên Tắc Pareto chưa? Nó còn được gọi là quy tắc 80–20, nói rằng bạn có thể hoàn thành 80% công việc trong 20% thời gian. Tương tự, 80% kết quả đến từ 20% hành động. Nó thường được áp dụng cho nhiều thứ trong cuộc sống, vì vậy đây là khái niệm tuyệt vời để áp dụng cho việc sử dụng thời gian của bạn. Hãy tập thói quen để ý xem nhiệm vụ nào mang lại nhiều kết quả nhất. Dành nhiều thời gian hơn cho những hành động đó và bỏ bớt một số trách nhiệm chiếm thời gian, nhưng không mang lại kết quả như bạn mong đợi.
3.Ngừng chờ đợi
Chắc chắn trong cuộc sống, thỉnh thoảng bạn sẽ phải đợi một thứ gì đó: ở siêu thị, ở phòng khám bác sĩ, khi kẹt xe,… Thay vì ngồi chờ trong sự bực bội, hãy nghe một podcast mà bạn muốn nghe thử, đọc một cuốn sách về một chủ đề thú vị hoặc… viết nhật ký. Đó là cách biến thời gian chờ đợi (thời gian chết), thành thời gian làm việc hiệu quả.
4.Sắp xếp các nhiệm vụ theo khối
Nhóm tất cả các nhiệm vụ tương tự của bạn lại với nhau. Ví dụ như đừng kiểm tra email ngay mỗi khi ai đó gửi tin cho bạn. Nếu là khẩn cấp thì buộc lòng bạn phải kiểm tra tức thì, nhưng nếu không, hãy đặt khoảng thời gian cứ sau hai giờ hoặc lâu hơn để xem qua tất cả các email cùng một lúc. Điều này giúp bạn tập trung, đó là một cách hiệu quả hơn để làm việc.
5.Làm ít thôi!
Điều này nghe có vẻ giống như một cách để dụ bạn trở nên lười biếng đi, nhưng không phải vậy. Dù bạn có tin hay không, nhiều người có thói quen đảm nhận nhiều hơn mức cần thiết, hơn cả mức có lợi cho công việc của họ. Nếu bạn thấy mình đang lên kế hoạch cho các bữa tiệc, và nhúng tay vào khối lượng công việc của bộ phận khác, thì có thể bạn đang… rảnh quá đó! Nhưng vì nhận nhiều mà không có đủ thời gian để làm được bao nhiêu, bạn chỉ khiến mọi người thất vọng vì bạn “hứa thật nhiều, thất hứa thật nhiều”.
Cuối cùng, chìa khóa để lập kế hoạch hiệu quả là tìm ra một hệ thống phù hợp với bạn. Để thiết lập thói quen lập kế hoạch, bất kể bạn chọn công cụ lập kế hoạch kỹ thuật số hay máy tính xách tay, tính nhất quán là chìa khóa. Bằng cách kiểm soát thời gian và ưu tiên cho sức khỏe của mình, bạn hãy làm “sếp” của chính mình, thì sẽ tận hưởng được cuộc sống hạnh phúc và viên mãn hơn.
(theo Medium)
