Nếu bạn thường xuyên sử dụng email, chắc hẳn bạn cũng quen thuộc với các từ viết tắt “Cc” và “Bcc” trong email. Những trường này là nền tảng cho quy tắc ứng xử trong email và luồng giao tiếp, nhưng các từ đó đại diện cho điều gì và sự khác biệt thực tế trong cách chúng ta sử dụng từng loại là thế nào? Câu trả lời nằm ở một lịch sử thú vị có từ rất lâu trước khi Internet ra đời, bắt nguồn từ thế giới tương tự của máy đánh chữ và giấy tờ.
“Cc” là từ viết tắt của “carbon copy.” Thuật ngữ này không xuất phát từ thời đại kỹ thuật số, mà nó được kế thừa trực tiếp từ các hoạt động văn phòng được phát triển vào cuối thế kỷ 19 và đầu thế kỷ 20.
Vào thời đại máy đánh chữ, để tạo bản sao của một lá thư mà không cần phải gõ lại toàn bộ văn bản, người ta sẽ sử dụng giấy than. Loại giấy chuyên dụng này, được phủ mực khô, kẹp giữa tờ giấy gốc và một tờ giấy trắng thứ hai. Khi máy đánh chữ gõ phím lên tờ giấy trên cùng, áp lực sẽ truyền mực từ giấy than sang tờ giấy bên dưới, tạo ra một bản sao chính xác.
Theo thời gian, việc ghi chú ai nhận được những bản sao này ở cuối thư gốc bằng cách sử dụng chữ viết tắt “c.c.,”theo sau là danh sách tên, rồi điều này trở thành thông lệ. Tất cả những người chính thức nhận thư đều biết ai cũng nhận được bản sao. Tài liệu tham khảo sớm nhất về chữ viết tắt này trong bối cảnh chuyên môn được tìm thấy trong một cuốn sổ tay thư ký năm 1936, cho thấy nó được sử dụng rộng rãi vào thời điểm đó.
Trong bối cảnh email, “Cc” hoạt động theo cách tương tự: bất kỳ ai được liệt kê trong trường Cc đều nhận được một bản sao của thư, và tất cả người nhận (trong trường ‘To’ và ‘Cc’) đều có thể nhìn thấy tất cả những ai khác nhìn thấy thư. Nó thường được sử dụng để thông báo cho ai đó, giống như “FYI” (Four Your Information – Thông tin cho bạn), mà không nhất thiết yêu cầu họ phải trả lời hoặc làm gì khác.
Vì hành động sử dụng giấy than trở thành lỗi thời, thuật ngữ “courtesy copy” (bản sao lịch sự) hiện nay thường được trích dẫn như một cách giải thích thay thế và hiện đại hơn cho “Cc.” Mặc dù không chính xác về mặt lịch sử, nhưng đây là một cách mô tả rất phù hợp cho chức năng này, một phép lịch sự để giữ cho các bên liên quan được cập nhật.
Ngoài ra, “Bcc” là viết tắt của “blind carbon copy.” Giống như từ tương tự, thuật ngữ này cũng bắt nguồn từ các quy trình trên giấy trước đó, phát triển thành cụm từ “bản sao ẩn.”
Sự khác biệt quan trọng ở đây là từ “blind” (mù). Vào thời kỳ tiền email, nếu một người đánh máy gửi một bản sao ẩn, người nhận chính của thư sẽ không thấy ghi chú cho biết bản sao được gửi cho bên thứ ba. Người giữ bản sao ẩn vẫn sẽ nhận được tin nhắn, nhưng việc họ có email đó sẽ được ẩn khỏi người nhận chính.
Trong email, chức năng này vẫn giữ nguyên và cung cấp mức độ riêng tư và kiểm soát quan trọng:
Quyền riêng tư: Bất kỳ ai được liệt kê trong trường “Bcc” đều nhận được email.
Bảo mật: Không ai được liệt kê trong trường “To” hoặc “Cc” có thể thấy người nhận Bcc cũng có được email. Danh sách Bcc hoàn toàn vô hình đối với họ.
Tự chứa: Những người nhận trong trường “Bcc” cũng không thể nhìn thấy địa chỉ email của nhau, khiến nó trở thành một công cụ hữu hiệu cho truyền thông đại chúng, đồng thời bảo vệ quyền riêng tư cá nhân.
Các trường hợp sử dụng thực tế của ‘Bcc’
“Bcc” là một công cụ không thể thiếu trong một số tình huống, đặc biệt khi làm việc với các nhóm lớn:
Bảo vệ quyền riêng tư: Khi gửi email đến một nhóm lớn, không quen biết nhau (ví dụ như danh sách câu lạc bộ mà bạn mới tham gia hoặc thông báo cho cộng đồng lớn), việc sử dụng Bcc là cần thiết để ngăn chặn tình trạng “thu thập email” và bảo đảm bạn không tiết lộ hàng chục địa chỉ email cá nhân cho người lạ.
Ngăn chặn tình trạng trả lời cho tất cả: Việc đặt người nhận vào Bcc giúp họ tránh vô tình hoặc cố ý sử dụng chức năng “Trả lời tất cả,” điều này làm tràn ngập hộp thư đến của tất cả mọi người trong danh sách gửi thư gốc với những thông tin không cần thiết.
Tài liệu nội bộ: Tính năng này được sử dụng để bí mật gửi một bản sao của thông tin liên lạc đến người quản lý hoặc một thư mục dự án cụ thể cho mục đích lưu trữ tài liệu mà người nhận chính không hề hay biết.
Về bản chất, trong khi Cc ám chỉ sự minh bạch và giao tiếp cởi mở, ‘Bcc’ ám chỉ tính bảo mật và kín đáo, cho phép phân phối riêng tư tin nhắn trong khi vẫn tôn trọng khái niệm bản sao ẩn ban đầu, xuất hiện từ thế kỷ trước.
(theo Mentalfloss)
