Bạn thử “reset” lại những thói quen cũ với 12 “mẹo” sau đây để cải thiện hiệu suất công việc, giảm căng thẳng và không còn cảm thấy áp lực nhiều như năm cũ.
Trong khi nhiều người xem năm mới là thời điểm để bắt đầu ăn uống lành mạnh hơn, tập thể dục đều đặn và uống đủ nước hơn, các chuyên gia về năng suất lao động tin rằng năm mới cũng là thời điểm tốt để reset lại công việc như reset máy tính. Họ cho biết, thời điểm khởi đầu năm mới là lúc người lao động nên soi rọi lại năm cũ để đánh giá cả những điều tốt đẹp, những yếu kém, những kỳ vọng tương lai và dùng chúng làm cơ sở lập kế hoạch cho sự tiến bộ hơn trong năm mới – theo The Washington Post.
“Reset công việc quan trọng không kém việc đặt ra các mục tiêu sức khỏe cá nhân vì đa số người lao động dành phần lớn thời gian trong ngày để làm việc” – Jono Luk, phó chủ tịch quản lý sản phẩm tại chi nhánh Webex của công ty Cisco nhận xét – Điều quan trọng là phải dành chút thời gian đánh giá năm vừa qua và hướng tới tương lai thay vì vẫn đi theo mô-típ cũ. Tạo ra “sự thay đổi có ý nghĩa” không nhất thiết phải làm quá sức mình, quá ôm đồm hay lớn lao, vì ngay cả những chỉnh sửa nhỏ cũng có thể dẫn đến sự khác biệt đáng kể trong cung cách làm việc để đạt được hiệu suất cao hơn trong năm mới”.
Joshua Zerkel, người đứng đầu bộ phận tiếp thị tương tác toàn cầu và chuyên gia năng suất tại công ty Asana cũng đồng ý như thế. Ông nói: “Tôi rất tin tưởng vào việc thực hiện những thay đổi nhỏ dần dần. Thay đổi cùng lúc mọi thứ không phải là ý tưởng hay vì làm thế là bất khả thi”.
1.Xác định lại các ranh giới
Theo Luk, trong gần ba năm qua, đại dịch Covid-19 đã làm mờ ranh giới giữa công việc và cuộc sống gia đình, làm lẫn lộn vào nhau nên đầu năm là thời điểm tốt để vẽ lại các ranh giới và tuân thủ nó, từ bảo đảm có không gian làm việc riêng tư đến việc sẵn sàng nói “không” với những công việc đột xuất không có trong lịch trình. Hãy chia sẻ mục tiêu và ranh giới cá nhân với những người khác.
2.Xác định các mục tiêu
Akhila Satish, Giám đốc điều hành công ty công nghệ sử dụng mô phỏng để hỗ trợ đánh giá tài năng Meseekna gợi ý: “Có một cách để vạch ra được một mục tiêu giá trị là đánh giá chính xác những gì bạn làm tốt trong quá khứ để định hướng tương lai. Hãy cố gắng chọn các mục tiêu khả thi nhất với các khung thời gian nhỏ để có thể đạt được chúng”.
Anita Williams Woolley, giáo sư và phó trưởng khoa nghiên cứu tại Trường Kinh doanh Tepper thuộc Đại học Carnegie Mellon bổ sung: “Bạn có thể cần lắng nghe những phản hồi của người khác để tự hoàn thiện mục tiêu. Cũng nên dành một chút thời gian mỗi ngày hoặc mỗi tuần để xem xét lại các hoạt động của mình để chúng không đi chệch với mục tiêu đề ra. Bạn phải biết chính xác và cụ thể những gì cần làm nếu muốn thành công”.
3.Chọn lựa các ưu tiên
Woolley khuyên: “Có cái chúng ta gọi là khẩn cấp lại không hề khẩn cấp (hay quan trọng) chút nào; vì vậy hãy đảm bảo bạn đã hiểu chính xác các ưu tiên của mình. Sau khi hoàn thành một ưu tiên, bạn cũng nên vạch ra cụ thể những gì định làm sắp tới và cứ tiếp tục như thế cho đến khi tạo thành thói quen. Hãy tập trung vào những điều quan trọng thực sự và đừng bị phân tâm bởi những việc không quan trọng hay khẩn cấp giả”.
4.Chia sẻ với đồng nghiệp
Các chuyên gia khuyên hãy cố thực hiện các cam kết và ý định trong năm mới. Chia sẻ suy nghĩ của mình với những người trong nhóm và nhận được ý kiến đóng góp là rất cần thiết để điều chỉnh các mục tiêu. Woolley khuyên: “Có quá nhiều cam kết sẽ dễ làm bạn lạc hướng. Giảm bớt cam kết, mục tiêu và sẵn sàng chia sẻ công khai chúng với đồng nghiệp sẽ dễ thành công hơn”.
5.Tự đánh giá năng suất
“Hãy nhìn vào những gì bạn đã làm và chú ý đến những lúc bạn làm việc hiệu quả nhất và những lúc kém hiệu quả nhất – Satish nói – Lịch sử hoạt động có thể tiết lộ khi nào bạn làm việc hiệu quả nhất và khi nào kém hiệu quả nhất để điều chỉnh trong tương lai bằng cách tập trung cho những thời điểm hiệu quả nhất”.
Những cuộc họp kém hiệu quả nên rút ngắn lại, hủy bỏ hoặc chuyển thành email hoặc các hình thức liên lạc khác. Harry Kraemer, giáo sư về quản lý và tổ chức tại Trường Quản lý Kellogg thuộc Đại học Northwestern, nhận định: “Nhiều nghiên cứu cho thấy hầu hết chúng ta có thể loại bỏ 25% công việc đã làm mà không ảnh hưởng đến năng suất. Có một số việc chúng ta làm chỉ bởi thói quen chứ không vì hiệu quả hay năng suất!”
6.Phân chia đúng thời gian
Kraemer nói: “Hãy xem xét cách bạn sử dụng 168 giờ của mỗi tuần và phân chia thời gian dành cho sáu lĩnh vực theo ý muốn: sự nghiệp và giáo dục, gia đình và bạn bè, tinh thần và tôn giáo, sức khỏe, niềm vui và trách nhiệm xã hội. Sau đó, so sánh chúng với thời gian bạn thực sự sử dụng cho 6 lĩnh vực để điều chỉnh cho phù hợp. Chúng ta thích đa nhiệm nhưng lại quên có tỉ lệ nghịch giữa sự ôm đồm và năng suất”. Làm một lúc quá nhiều việc là kẻ thù của năng suất!
7.Tận dụng các công cụ kỹ thuật số
Satish nhận định: “Tiết kiệm thời gian có thể rất đơn giản như sao chép và dán (copy and paste) một phản hồi email thông thường cần thiết từ notepad của máy tính xách tay. Nhưng còn những phần mềm hoặc cách nào khác có thể giúp chúng ta số hóa các tác vụ nhỏ để cải thiện quy trình làm việc của mình không?”. Zerkel đưa ra lời khuyên: “Nhiều trợ thủ kỹ thuật số sẽ giúp làm việc hiệu quả hơn. Ví dụ: ngoài hộp thư đến, chúng ta có thể quản lý công việc phù hợp hơn bằng các dự án nhóm hay các buổi trao đổi trên những ứng dụng như Zoom”.
8.Kế hoạch nghỉ ngơi
“Hãy bắt đầu lên kế hoạch cho thời gian nghỉ ngay bây giờ, ngay cả khi nó chỉ là … ước mơ! – Luk nói – Nếu bạn biết mình thích một chuyến đi biển vào mùa hè, hãy chọn những ngày cuối tuần ít việc nhất và đánh dấu chúng trên lịch để chuyến đi không vượt quá khả năng. Khi ngày đó đến gần hơn, bạn sẽ hoàn chỉnh lần cuối cùng kế hoạch nghỉ ngơi. Nếu không chuẩn bị trước với thời điểm cụ thể, bạn sẽ khó thực hiện ước mơ của mình”.
9.Kết nối lại với những quan hệ cũ
“Năm mới là thời điểm tuyệt vời để chúng ta kết nối lại với mạng lưới nghề nghiệp đã lãng quên – Satish nói – Vì vậy, hãy dành chút thời gian để liên hệ với những người từng tư vấn cho mình và các kết nối cũ. Rất khó giữ liên lạc trong năm nhưng thật dễ dàng để tương tác lại bằng một thông điệp chúc mừng năm mới”. Kết nối lại cũng là kích hoạt lại những hỗ trợ cần thiết và quý giá khi cần.
10.Điều chỉnh các thông báo trên điện thoại
Rất nhiều người lao động than phiền về “sự can thiệp không mời mà đến” của những thông báo trên điện thoại. Zerkel lưu ý: “Nếu bạn đang làm việc với các cài đặt thông báo mặc định trên thiết bị và ứng dụng, bạn sẽ bị phân tâm cả ngày. Vì vậy, chúng ta cần điều chỉnh lại cài đặt lại các thông báo trên iPhone và các thiết bị dùng Android để lọc những thông báo không cần thiết (tắt âm thanh hoặc huỷ thông báo) khi bạn cần tập trung tâm trí để hoàn thành một công việc nào đó”.
11.Tổ chức không gian làm việc số và lưu trữ
Theo các chuyên gia, tổ chức không gian làm việc kỹ thuật số cũng quan trọng như tổ chức văn phòng làm việc. “Điều đó có nghĩa là cuối năm bạn hãy dọn dẹp màn hình máy tính, di chuyển các biểu tượng ứng dụng bạn thường xuyên truy cập đến những vị trí thuận tiện nhất cũng như lưu trữ an toàn các dự án, tài liệu và dọn dẹp email của bạn” -Woolley nói. “Hãy dọn sạch rác, sắp xếp ngăn nắp mọi thứ trên máy tính hay điện thoại để chúng ta có thể truy cập, tìm kiếm nhanh hơn và có tâm trạng tốt hơn khi ngồi trước máy tính” – Zerkel nói.
12.Tạo thói quen bắt đầu một ngày mới và tuần mới
Zerkel khuyên bước sang năm mới 2023 mọi người hãy bắt đầu mỗi ngày hoặc một tuần bằng cách dành 15 phút đầu tiên trong ngày để duyệt hộp thư đến, cập nhật lịch làm việc và các thông tin liên lạc khác, đồng thời tạo danh sách ưu tiên cho những công việc quan trọng phải làm. “Hãy tạo xuất phát điểm tốt trong ngày bằng cách dành một chút thời gian đầu mỗi ngày cho công việc đơn giản nhưng rất hữu ích này”.
