Danh sách những việc cần làm rất hữu ích để giúp mỗi người đi đúng hướng của mình, nhưng đôi khi, điều này cũng khiến chúng ta cảm thấy tồi tệ về những điều mà mình không làm được.
Để vượt qua những cảm giác thất vọng này, điều quan trọng là bạn phải kiểm tra lại bản thân theo một số cách chính như sau:
Cal Newport, giáo sư Georgetown University và là tác giả cuốn sách “Slow Productivity,” cho biết, trước hết, sẽ rất hữu ích nếu nhận ra rằng chúng ta thực sự không giỏi trong việc đưa ra dự đoán. “Nếu hồi đầu tháng, tôi ngồi đây, nói: ‘Mình có khả năng hoàn thành được công việc trong tháng này,’ thì gần như chắc chắn tôi sẽ rất lạc quan. Điều đó có nghĩa là khi đến cuối tháng, có khi tôi sẽ thất vọng,” ông nói.
Giáo Sư Newport cho biết thêm, điều này là bình thường và ở một khía cạnh nào đó, lại là một điều tốt. Có nghĩa là bạn có những mục tiêu đầy tham vọng và bạn có động lực để đạt được, nhưng điều đó đòi hỏi phải xem xét những rào cản hàng ngày cản đường bạn.
Bây giờ hãy bắt đầu bằng cách xem lại là bạn đã làm được bao nhiêu việc trong một khoảng thời gian dài hơn. Newport nói, nhiều người khá tệ trong việc ước tính thời gian cần thiết cho các nhiệm vụ nhận thức. Vì vậy, để hiểu rõ hơn về số lượng bạn thực sự có thể hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định, hãy nghĩ xem bạn đã hoàn thành được bao nhiêu trong quý hoặc năm vừa qua. Sau đó, hãy tự nghĩ: ‘Mình tự hào về điều gì? Kết quả dự án nào đã tạo ra tác động và mình có dành phần lớn thời gian và sức lực để đạt được điều đó không?”
Sau đó, hãy xem liệu có điều gì đó chưa phù hợp giữa các công việc bạn làm hàng ngày và liệu bạn có thể hoàn thành công việc một cách tuyệt vời hay không. Giả sử bạn cảm thấy bận rộn hơn bao giờ hết giữa các cuộc họp, email và tin nhắn trong tháng vừa qua, và bạn thất vọng vì chỉ đạt được hai trong số bốn mục tiêu của mình. Bạn có thể đang tập trung quá mức vào năng suất dựa trên hoạt động hoặc những nhiệm vụ nhỏ, khiến bạn bận rộn suốt cả ngày.
“Nhìn tổng thể, khi chuyển sang tư duy năng suất dựa trên kết quả, bạn bắt đầu thấy nhiều điều trong số này là trở ngại cho việc thực sự hoàn thành mọi việc,” Newport nói. “Và nó thay đổi hoàn toàn thời hạn của một ngày. Giờ đây, một ngày bận rộn với nhiều cuộc họp hoặc giao tiếp có vẻ là một điều không hay.”
Việc xem xét lại này có thể xoa dịu cảm giác tội lỗi và thất vọng ở bản thân, đồng thời giúp bạn điều chỉnh lại những kỳ vọng của mình trong tương lai. Nó cũng có thể thúc đẩy bạn cắt bỏ công việc bận rộn để nhường chỗ cho những nỗ lực có ý nghĩa nhằm tiến về phía trước.
Để bỏ bớt một số công việc bận rộn, hãy xem bạn có thể hợp lý hóa các nhiệm vụ quản trị như tổ chức cuộc họp và gửi email cập nhật dự án đến mức nào. Một trong những cách ấy là sắp xếp các dự án theo mức độ ưu tiên, kèm theo các cập nhật trạng thái được liệt kê và lịch trình. Hướng người quản lý và đồng nghiệp của bạn vào danh sách này như một phương tiện cung cấp thông tin cập nhật trạng thái về vị trí của mọi thứ và thời điểm họ có thể giao sản phẩm. Giữ danh sách này để loại bỏ bớt một số cuộc họp và email khỏi công việc của bạn.
Newport cũng khuyên mọi người nên bảo vệ nhiều hơn thời gian cho mình, chẳng hạn như dành những ngày không họp, không làm việc, để chăm sóc bản thân. Bạn cũng nên thử phương pháp “cho bạn và cho tôi”: Khi bạn đặt một cuộc họp kéo dài một giờ với người khác, hãy dành một giờ làm việc độc lập cho chính mình.
Cuối cùng, một nguyên tắc khác của năng suất chậm là làm ít, nhưng lại bị ám ảnh về chất lượng. Newport nói: “Đó là khoảnh khắc thức tỉnh thú vị ảnh hưởng đến cách bạn nghĩ về tương lai gần.” Ông khuyên mọi người hãy tự hỏi mình hai điều này: “Tôi có đang tập trung vào những gì thực sự quan trọng không? Tôi có dành đủ thời gian cho những việc đó không nếu tôi quá tải?”
Nói chung, nếu chủ động kiểm soát được công việc, lên kế hoạch cụ thể và “cứ thế mà làm,” thì dù chưa hoàn thành, cũng không hoàn toàn là lỗi của bạn.
