Dù có định sử dụng kỹ thuật nào để hoàn thành mọi việc, bạn vẫn cần bắt đầu bằng một danh sách việc cần làm.
Học cách lập danh sách việc cần làm vững chắc là bước đầu tiên quan trọng để tăng năng suất, vì bạn cần danh sách này để chuyển sang các giai đoạn lập kế hoạch khác, chẳng hạn như sử dụng ma trận Eisenhower để ưu tiên các nhiệm vụ hoặc Kanban để sắp xếp chúng.
Hãy thử sử dụng quy tắc 1-3-5 trong một thời gian và xem hệ thống danh sách việc cần làm này hiệu quả như thế nào đối với bạn.
Quy tắc 1-3-5 thừa nhận rằng trong một ngày bình thường, bạn không có thời gian để làm tất cả mọi việc. Những gì bạn có thời gian hợp lý là một nhiệm vụ chính, ba nhiệm vụ vừa và năm nhiệm vụ phụ.
Những nhiệm vụ này có liên quan đến nhau hoặc tách biệt. Ví dụ như một nhiệm vụ chính có thể là đi gặp cố vấn tài chính của bạn, không liên quan đến ba nhiệm vụ vừa phải của bạn: đi chợ, chuẩn bị cho một cuộc họp tại nơi làm việc và mua quà tặng sinh nhật cho bạn bè. Các nhiệm vụ phụ như từ trả lời email đến sắp xếp quần áo cho cả tuần, tùy thuộc vào những gì bạn coi là chính, vừa và phụ, nhưng thường là những việc đòi hỏi ít suy nghĩ, nguồn lực và thời gian hơn.
Sử dụng theo cách khác, quy tắc này cũng được áp dụng cho các nhiệm vụ chính và liên quan đến việc nhóm những việc cần làm thành các nhóm nhỏ hơn. Giả sử bạn đang lên kế hoạch cho một kỳ nghỉ. Quy tắc 1-3-5 giúp bạn chia nhỏ mọi việc cần làm. Nhiệm vụ chính ví dụ như đặt vé máy bay và phòng khách sạn. Ba nhiệm vụ vừa phải như mua vé đi tham quan khi bạn đến nơi, mua sắm những thứ bạn cần và tìm người trông thú cưng. Các nhiệm vụ phụ như lau dọn phòng ngủ đến gửi email cho người bạn thân về cuộc hành trình.
Cách sử dụng quy tắc 1-3-5 để làm việc hiệu quả
Bắt đầu mỗi ngày bằng cách vận dụng toàn bộ trí óc, viết ra mọi thứ bạn phải làm trong ngày mà không theo thứ tự nào, chỉ cần nhớ gì viết nấy. Bạn sẽ ưu tiên thứ tự sau. Khi đã viết hết mọi thứ ra giấy, hãy ghi chú lại bất kỳ việc gì đặc biệt cấp bách. Đây là lúc kiến thức về ma trận Eisenhower, giúp bạn ưu tiên các trách nhiệm theo mức độ cấp bách và tầm quan trọng, sẽ hữu ích.
Từ nhóm đó, hãy xác định một nhiệm vụ chính, ba nhiệm vụ vừa và năm nhiệm vụ phụ. Đó là danh sách việc cần làm trong ngày của bạn. Nếu bạn phân vân những việc “chính” hoặc “phụ,” hãy nghĩ xem cần phải làm gì để hoàn thành từng việc. Những email chỉ mất vài giây không tốn nhiều thời gian, vì vậy chúng có thể phụ.
Việc dọn dẹp nhà bếp là “trung bình” hoặc “chính” tùy thuộc vào lượng công việc cần dọn dẹp, số lượng sản phẩm và tài nguyên bạn cần và thời gian thực hiện. Một dự án phải hoàn thành trong 2 tuần thì “trung bình,” nhưng nếu cùng một dự án đó phải hoàn thành vào ngày mai, thì tính cấp bách sẽ khiến nó trở thành “chính.” Đây là những phân loại chủ quan dựa trên phân bổ nguồn lực của riêng bạn.
Việc thừa nhận ngay từ đầu rằng bạn không thể và sẽ không hoàn thành tất cả mọi việc trong một ngày giúp bạn tập trung vào những gì bạn có lẽ và sẽ làm, thay vì căng thẳng về phần còn lại mà bạn đang dành cho ngày hôm sau. Sẽ rất hữu ích khi thấy mọi thứ được viết ra hoặc thể hiện trực quan.
Tiếp theo, hãy chặn thời gian trong lịch của bạn cho từng nhiệm vụ, cho dù bạn thực hiện trong kế hoạch đó hay trên lịch kỹ thuật số. Sử dụng chặn thời gian hoặc kỹ thuật dành cho mọi thứ bạn cần làm trong một ngày một thời gian cụ thể trên lịch của bạn và cân nhắc dành cho mình ít thời gian hơn một chút so với thời gian bạn nghĩ mình cần cho mọi thứ, để đánh bại định luật Parkinson, đó là ý tưởng cho rằng bạn sẽ lãng phí thời gian nếu bạn dành quá nhiều thời gian để làm bất cứ điều gì. Sau khi bạn đã lập kế hoạch cho ngày của mình, hãy bắt đầu với nhiệm vụ chính đó. Phương pháp tiếp cận nhiệm vụ chính trước sẽ mang lại cho bạn cảm giác hoàn thành khi hoàn thành, thúc đẩy bạn tiến về phía trước để thực hiện các nhiệm vụ vừa và phụ hơn. Thêm vào đó, có lý khi cho rằng trách nhiệm chính sẽ tốn nhiều thời gian và nguồn lực nhất, vì vậy, hoàn thành trước sẽ bảo đảm bạn có đủ thời gian và nguồn lực cần thiết.
Cuối cùng, hãy trở nên linh hoạt. Các nhiệm vụ hoặc công việc bất ngờ luôn xuất hiện và có thể không dễ dàng phân loại vào các ô 1-3-5. Bạn cũng có khả năng không hoàn thành một trong những nhiệm vụ của mình trong ngày. Đừng tự trách mình hay quá nghiêm khắc. Thay vào đó, cần cảm thấy bớt rối hơn trước khối lượng công việc khổng lồ cần làm, ưu tiên, và hoàn thành tốt một lượng công việc mỗi ngày. Nếu có việc gì đó không được giải quyết, hãy đưa vào danh sách của ngày hôm sau để thực hiện.
