Bạn có bao giờ cảm thấy choáng ngợp với một danh sách đầy ắp những việc cần làm của mình chưa? Bạn có luôn phải vật lộn với thời gian để tập trung hoàn thành mọi nhiệm vụ? Nếu thế, chặn thời gian có thể là giải pháp bạn đang cần để tăng năng suất của mình.
Chặn thời gian là sao? Đây là kỹ thuật quản lý thời gian liên quan đến việc lên lịch các nhiệm vụ của bạn thành các khoảng thời gian cụ thể. Thay vì cố gắng giải quyết toàn bộ danh sách việc cần làm của bạn trong một lần, bạn chia nó thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ quản lý hơn và phân bổ thời gian cụ thể để thực hiện chúng.
Ý tưởng đằng sau việc chặn thời gian là để loại bỏ phiền nhiễu và tập trung vào nhiệm vụ cụ thể trước mắt. Bằng cách lên lịch thời gian chính xác cho từng nhiệm vụ, bạn sẽ ít có khả năng bị lạc hướng hoặc trì hoãn. Bạn cũng có thể ưu tiên các nhiệm vụ của mình, đảm bảo rằng những nhiệm vụ quan trọng nhất sẽ được thực hiện trước.
Lợi ích của việc “chặn thời gian”
Có rất nhiều lợi ích khi áp dụng kỹ thuật này. Dưới đây là một số điều quan trọng nhất:
Tăng năng suất: Bằng cách chia các nhiệm vụ của bạn thành các khối nhỏ hơn, dễ quản lý hơn, bạn sẽ tập trung và hoàn thành nhiều việc hơn.
Giảm căng thẳng: Chặn thời gian giúp bạn bớt cảm thấy quá tải và kiểm soát tốt hơn khối lượng công việc của mình.
Quản lý thời gian tốt hơn: Bằng cách lên lịch trước cho các nhiệm vụ của mình, bạn có thể tận dụng tối đa thời gian của mình và tránh lãng phí nó vào những nhiệm vụ không quan trọng.
Cải thiện sự tập trung: Chặn thời gian giúp bạn loại bỏ phiền nhiễu và tập trung vào nhiệm vụ hiện tại.
Tăng cường khả năng sáng tạo: Bằng cách phân bổ thời gian cụ thể cho các nhiệm vụ sáng tạo, bạn sẽ tận dụng tối ưu thời gian làm việc hiệu quả nhất trong ngày.
Làm sao để bắt đầu? Nếu bạn chưa quen với việc chặn thời gian, đây là một số bước để giúp bạn bắt đầu:
-Xác định các ưu tiên của bạn
Bước đầu tiên trong việc chặn thời gian là xác định các nhiệm vụ ưu tiên của bạn. Những nhiệm vụ quan trọng nhất bạn cần phải hoàn thành là gì? Mục tiêu dài hạn của bạn là gì? Khi bạn đã hiểu rõ về các ưu tiên của mình, bạn bắt đầu lên lịch trình cho các nhiệm vụ của mình một cách phù hợp.
-Tạo lịch trình
Bước tiếp theo là tạo một lịch trình. Bắt đầu bằng cách chặn mọi cam kết cố định mà bạn có, chẳng hạn như các cuộc họp hoặc cuộc hẹn. Sau đó, phân bổ các khoảng thời gian cho các nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn, bắt đầu với những nhiệm vụ cần tập trung nhất.
-Sử dụng công cụ chặn thời gian
Có rất nhiều công cụ chặn thời gian giúp bạn luôn ngăn nắp và đi đúng hướng. Những công cụ này cho phép bạn lên lịch cho các nhiệm vụ của mình, đặt lời nhắc và theo dõi tiến trình của bạn. Một số công cụ chặn thời gian phổ biến bao gồm Trello, Asana và Lịch Google.
Dưới đây là một số mẹo giúp bạn tận dụng tối đa việc chặn thời gian của mình:
-Hãy thực tế
Khi lên lịch cho các nhiệm vụ của bạn, hãy thực tế về lượng thời gian bạn cần để hoàn thành từng nhiệm vụ. Đừng cố nhồi nhét quá nhiều nhiệm vụ vào một khoảng thời gian, nếu không bạn sẽ lại cảm thấy quá tải và dễ bỏ cuộc.
-Tránh đa nhiệm
Đa nhiệm là kẻ giết năng suất. Thay vì cố gắng làm nhiều việc cùng một lúc, hãy tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm.
-Nghỉ ngơi
Nghỉ giải lao là điều quan trọng để duy trì năng suất và tránh bị kiệt sức. Lên lịch nghỉ giải lao ngắn giữa các khoảng thời gian của bạn để cho tâm trí của bạn được nghỉ ngơi.
-Linh hoạt
Mặc dù chặn thời gian là một công cụ hiệu quả để tăng năng suất, nhưng điều quan trọng là phải linh hoạt. Đôi khi sẽ có những điều bất ngờ xuất hiện và bạn cần phải điều chỉnh lịch trình của mình cho phù hợp.
Các lỗi chặn thời gian phổ biến cần tránh như:
Cam kết quá mức
Đừng cố gắng đưa ra quá nhiều việc trong một ngày. Hãy thực tế về những gì nằm trong tầm tay của bạn và đừng quá cam kết với bản thân.
Quá sức
Mọi người đều có năng lượng tự nhiên có giới hạn trong suốt cả ngày. Hãy chú ý đến mức năng lượng của bạn và lên lịch cho các nhiệm vụ quan trọng nhất trong thời gian cao điểm của bạn.
Không sẵn sàng điều chỉnh lịch trình của bạn
Lịch trình của bạn nên linh hoạt. Nếu có điều gì đó bất ngờ xảy ra, đừng ngại điều chỉnh lịch trình của bạn cho phù hợp.
Chặn thời gian cho các việc khác nhau
Chặn thời gian thường được sử dụng cho nhiều nhiệm vụ khác nhau. Dưới đây là một số ví dụ:
-Nhiệm vụ trong công việc
Lên lịch các nhiệm vụ công việc của bạn theo mức độ ưu tiên của chúng. Chặn thời gian cụ thể cho email, cuộc họp và các nhiệm vụ liên quan đến công việc khác.
-Nhiệm vụ của cá nhân
Chặn thời gian cũng có thể được sử dụng cho các nhiệm vụ cá nhân, chẳng hạn như chạy việc vặt hoặc dọn dẹp nhà cửa. Lên lịch cho các nhiệm vụ này trong thời gian ít hiệu quả hơn trong ngày của bạn.
-Nhiệm vụ trong việc chăm sóc sức khỏe cá nhân
Đừng quên sắp xếp thời gian cho các hoạt động chăm sóc bản thân, chẳng hạn như tập thể dục, thiền hoặc đọc sách. Những hoạt động này giúp bạn nạp năng lượng và tập trung.
Chặn thời gian kết hợp với chánh niệm
Chặn thời gian là công cụ mạnh mẽ để thực hành chánh niệm. Bằng cách lên lịch cho các nhiệm vụ và tập trung vào một việc tại một thời điểm, bạn sẽ dồn hết tâm trí vào hiện tại và tránh khỏi cảm giác quá tải.
(theo Medium)
