Nhiều phần mềm văn phòng tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI) sẽ khiến bạn hoang mang nếu không có đủ “vốn liếng” để sử dụng chúng. Nhưng bạn đừng quá lo lắng. Hãy bỏ ra một số thời gian để học.
Cuộc đua tích hợp AI vào phần mềm văn phòng
Google, Microsoft và một loạt công ty khác đang đưa các tính năng AI vào các ứng dụng dành cho công việc văn phòng của họ. Nhưng không phải nhân viên văn phòng nào cũng biết tận dụng để công việc được suôn sẻ và thú vị hơn. Sự tấn công dữ dội của các công cụ mới tích hợp AI vẫn tiếp tục tăng tốc. Những AI như ChatGPT đang là xu hướng thịnh hành và mọi người đều không muốn bỏ lỡ bữa tiệc. Nhân viên văn phòng có thể sử dụng ChatGPT để tạo ý tưởng, tóm tắt ghi chú hay hỗ trợ kỹ thuật.
Ngày 18 Tháng Năm, OpenAI, công ty đứng sau ChatGPT, đã ra mắt một ứng dụng (app) di động trên hệ điều hành iOS. App tích hợp Whisper (hệ thống nhận dạng giọng nói mã nguồn mở, cho phép nhập liệu bằng giọng nói). Cách nay vài tháng, Microsoft cũng đưa các tính năng AI mới vào các ứng dụng trong bộ công cụ Microsoft Office: Dịch vụ email Outlook, trình xử lý văn bản Word và trình tạo bản trình bày PowerPoint. Tương tự, Google công bố kế hoạch phát triển các tính năng AI đầu tiên cho bộ công cụ văn phòng Google Workspace.
Nhưng không chỉ có hai công ty này. Trong số các nhà cung cấp phần mềm tại nơi làm việc tích hợp AI gần đây có Salesforce, Slack, Zoom, Box, Adobe và HubSpot thuộc sở hữu của Salesforce. AI giúp các nhân viên thực hiện những công việc như soạn thảo email bằng một lời nhắc đơn giản, tóm tắt các cuộc họp (ngay cả những cuộc họp không tham dự), tạo toàn bộ bản trình bày hoàn chỉnh với ghi chú của diễn giả và hình ảnh do AI tạo ra, sàng lọc email dài và lọc ra các ý chính cũng như đánh dấu các mẫu quan trọng trong bộ dữ liệu thu thập được.
Gần đây, Google đã trình diễn công cụ truyền thông video mới phát triển có tên Project Starline sử dụng AI để tạo hình ảnh 3D của một người trong cuộc gọi video thông qua một số camera và màn hình. Ý tưởng phía sau Project Starline là tạo ra cảm giác sự hiện diện sống động như thật của người bên kia với những tín hiệu phi ngôn ngữ và giao tiếp bằng mắt.
Khi người bên kia đưa tay về phía bạn, hình ảnh sẽ xuất hiện như thể cánh tay của anh ra luồn qua màn hình! Andrew Nartker, tổng giám đốc Project Starline nhận xét: “Có cảm giác như hai người gọi video đang ngồi cùng bàn, ở cạnh nhau!”. Bản mẫu của Starline đang được thử nghiệm bởi Salesforce, T-Mobile và WeWork để nhận những đóng góp ý kiến trước khi đưa thêm vào các tính năng như bảng trắng (whiteboarding) – The Washington Post cho biết.
Giá trị của tích hợp AI chỉ đến với những ai làm chủ công nghệ
Thử nghiệm trực tiếp gọi video với AI mang lại cảm giác rất khác với cuộc gọi video thông thường. Tuy nhiên, nó chưa hoàn hảo. Đôi khi, các pixel của hình ảnh nhấp nháy tương tự như trong cuộc gọi điện video thông thường. Vẫn còn quá sớm để biết liệu trải nghiệm này có làm người dùng phát sốt theo cách thực tế ảo gây ra cho họ. Google lưu ý: “Gọi video AI sẽ giống với xem TV 3D hơn là sử dụng thực tế ảo vì không có bộ tai nghe nào đi kèm”.
Tất cả sản phẩm tích hợp AI dường như có cùng một lời hứa: Công việc văn phòng của chúng ta sẽ dễ dàng và tốt hơn nhờ sự trợ giúp của AI. Nhưng chúng thực sự có ý nghĩa gì đối với người lao động? Giới lãnh đạo Microsoft trả lời: “Trước hết, bạn cần học kỹ năng mới cho kỷ nguyên AI thì mới tận dụng được nó”. Jared Spataro, phó chủ tịch phụ trách các ứng dụng kinh doanh và công việc hiện đại của Microsoft có lời khuyên:
“Để thích nghi với công cụ làm việc mới, bạn phải hoàn thiện kỹ năng công nghệ, phải làm chủ cách sử dụng AI và áp dụng nó vào công việc. AI còn mở rộng sang các công việc khác ngoài văn phòng và cuối cùng sẽ thay đổi cách chúng ta làm việc”.
Về thời gian dành cho việc học công nghệ mới, Spataro so sánh với quá trình học cách đi xe đạp: “Bạn có thể bị ngã nhiều lần, nhưng khi đã quen, bạn sẽ đi xa hơn, nhanh hơn”. Kate Bezrukova, chủ tịch kiêm phó giáo sư về tổ chức và nguồn nhân lực tại Trường Quản lý thuộc Đại học Buffalo nhận xét:
“Điều quan trọng là các công ty phải nắm được mức độ thoải mái của nhân viên khi tiếp cận với các công cụ tích hợp AI trước khi triển khai. Đối với nhân viên, điều quan trọng là phải có tinh thần học hỏi cái mới. Hãy xem thời gian dành cho việc học cái mới là một khoản đầu tư cho tương lai để không bị bỏ lại phía sau. Những kỹ năng học được sẽ rất giá trị”. Dĩ nhiên, có một số công cụ tích hợp AI không cần thiết cho công việc của bạn. Mày mò với chúng chỉ tốn thời gian và phân tâm.
