Khi các sinh viên vừa tốt nghiệp năm 2023 bước vào thị trường lao động, các nhà tuyển dụng nhận thấy đa số thiếu các kỹ năng cần thiết để cư xử đúng mực tại nơi làm việc. Các nhân viên mới cần hướng dẫn từ cách gửi email, cách giao tiếp với sếp, đồng nghiệp đến cách dự họp và những trang phục không nên mặc tại văn phòng.
Phần lớn nguyên nhân do phải học từ xa
Sinh viên mới tốt nghiệp có thể giỏi kế toán hoặc lập trình, nhưng họ cần ít nhiều trợ giúp để tham gia suôn sẻ vào văn hoá công ty và nắm vững gì không được làm. Nhiều sinh viên tốt nghiệp năm 2023 bắt đầu năm thứ nhất đại học vào mùa Xuân 2020, khi các khu học xá đóng cửa do đại dịch Covid-19. Họ dành phần lớn những năm đại học trong các lớp học trên mạng và hầu như không có thực tập kỹ năng giao tiếp và thích nghi với môi trường văn phòng.
Sinh viên bị mất cơ hội học các kỹ năng mềm như lúc chưa xảy ra đại dịch, từ trò chuyện trong thang máy đến kỹ năng trình bày dự án. Để lấp đầy lỗ hổng không mong muốn này, các công ty, trường đại học và nhà tuyển dụng đang tìm cách tăng cường kỹ năng cho các nhân viên mới ra trường với những hướng dẫn và lời khuyên thiết thực. Wall Street Journal thuật:
Sinh viên mới tốt nghiệp Joslynn Odom tâm sự là thoạt đầu cô rất mệt mỏi với trang phục công ty và phong cách làm việc lúc nào cũng phải tràn đầy năng lượng. Nhưng cô sớm nhận ra rằng để thích nghi với môi trường mới, cô cần phải trau dồi thêm kỹ năng giao tiếp và kết nối với những người chung quang. Đại học Miami ở Ohio, nơi cô tốt nghiệp có một chương trình đào tạo bổ sung các kỹ năng mềm và nó đã giúp ích rất nhiều. Ngay trước khi tốt nghiệp, Odom được tham dự bữa party nghi thức và học được cách ứng xử với các sếp tương lai: Ăn theo tốc độ của họ, chỉ thảo luận các chủ đề trung lập không liên quan đến đời tư và tránh các câu hỏi tò mò cá nhân.
“Tôi học được cả kỹ năng phết bơ lên bánh mì đặt trên đĩa, cách cắt nó và luôn cầm nĩa hướng lên trên. Nằm được các kỹ năng như thế tôi cảm thấy tự tin hơn khi làm việc tại văn phòng, với các đồng nghiệp mới” – cô nói. William Lopez-Gudiel, 23 tuổi, thực tập năm ngoái tại hãng Warner Bros. Discovery cho biết buổi hướng dẫn về sự năng động trong văn phòng đặc biệt hữu ích. “Nó nói về các quy tắc trang phục, mối quan hệ giữa các cá nhân và cách làm việc trực tiếp hiệu quả nhất”. Lopez-Gudiel tốt nghiệp Đại học George Mason vào Tháng Mười Hai hiện làm việc toàn thời gian tại một công ty phát triển phần mềm thường tự nhận mình là “thích hướng ngoại, khá về giao tiếp”.
Nhiều sinh viên sắp tốt nghiệp muốn thoát khỏi phòng học ảo Zoom và làm việc trực tiếp với các đồng nghiệp, để đánh giá các kỹ năng mềm. Trong một cuộc khảo sát vào Tháng Tư do công ty y tế sinh viên ảo TimelyCare thực hiện, trong 700 sinh viên tốt nghiệp khóa 2023, 53% sinh viên cho biết họ muốn có một môi trường làm việc hoàn toàn trực tiếp và chỉ có 21% muốn làm việc từ xa.
Heidi Brooks, giảng viên cao cấp về hành vi tại Trường Quản lý thuộc Đại học Yale, nhận định: “Trải nghiệm đại học bị gián đoạn một thời gian dài của sinh viên có nghĩa là khi tốt nghiệp các em phải vật lộn với những thứ cơ bản như kỹ năng ‘đọc’ tín hiệu của đồng nghiệp hoặc điều hành cuộc họp. Vì vậy, những người mới được tuyển dụng sẽ cần học cách tạo ra sự kết nối thực sự, cách tự khẳng định mình và khả năng tổ chức công việc”.
Tham gia đào tạo kỹ năng có cả trường học và các nhà tuyển dụng
Các nhà tuyển dụng cho biết mảnh ghép còn thiếu đối với các sinh viên trẻ tốt nghiệp từ năm 2020 không được lấp đầy là vì họ không được sự cố vấn và hướng dẫn tận tình tại môi trường mới.
Sandy Torchia, một chuyên viên về nhân tài và văn hóa công ty nhấn mạnh:
“Ngày nay, việc lấp đầy mảnh ghép quan trọng hơn rất nhiều. Đào tạo về kỹ năng văn phòng là rất cần thiết. Nhân viên mới sẽ thực hành các tình huống liên quan đến xung đột trong nhóm, những điều cơ bản khi nói chuyện trực tiếp, từ cách tự giới thiệu mình với khách hàng hoặc đồng nghiệp. Rồi những hướng dẫn giao tiếp bằng mắt, biết ngưng nói đúng lúc, tránh sử dụng biệt ngữ; nên lắng nghe người khác và biết cách nhấn mạnh những điểm người khác quan tâm nhất. Một số nhân viên trẻ mới ra trường thiếu linh hoạt, nói quá nhanh hoặc phụ thuộc quá nhiều vào những từ vô nghĩa như ‘ừm, à’ khi trình bày dự án”.
Jialan Wang, trợ lý giáo sư tài chính tại Đại học Illinois ở Urbana-Champaign cho biết các kỹ năng email chuyên nghiệp của sinh viên mới tốt nghiệp cũng cần được cải thiện. Trung tâm hướng nghiệp thuộc Trường kinh doanh, Đại học Bang Michigan kêu gọi các công ty phải nói rõ những gì họ mong đợi ở sinh viên mới tốt nghiệp tại nơi làm việc. Ví dụ ngày đầu tiên sẽ như thế nào, mặc gì và mọi người thường làm gì vào bữa trưa.
Marla McGraw, Giám đốc quản lý nghề nghiệp của trường cho biết, từ năm ngoái, trường bắt đầu yêu cầu sinh viên tham gia các lớp học về kỹ năng mềm tại nơi làm việc, sau khi quan sát thấy nhiều em lúng túng không biết cách bắt đầu từ đâu. Các công ty dịch vụ chuyên nghiệp PricewaterhouseCoopers và Protiviti hướng dẫn cả nhân viên trẻ cách chọn loại trang phục phù hợp, đặc biệt là khi gặp khách hàng.
Protiviti định nghĩa thế nào là trang phục công sở, đồng thời giải thích lý do tại sao việc ăn mặc nghiêm túc lại rất quan trọng. Trong thời gian xảy ra đại dịch, Protiviti đã mở rộng các cuộc họp ảo nhóm về nghệ thuật trò chuyện như một kỹ năng xã hội để giúp nhân viên tìm ra phong cách giao tiếp phù hợp. Công ty cũng tổ chức các buổi họp mặt trực tiếp để nhân viên mới thực hành. Scott Redfearn, phó Chủ tịch điều hành bộ phận nguồn nhân sự toàn cầu của Protiviti, thường cố vấn cho với những sinh viên mới tốt nghiệp, khuyến khích họ tự giới thiệu với đồng nghiệp, đừng ngại dùng tay chào, mỉm cười để xác lập mối quan hệ và dĩ nhiên, nên chuẩn bị sẵn câu hỏi để hỏi nếu cần.
