Việc dùng email đang khiến nhiều nhân viên căng thẳng và những người trẻ trong văn phòng là người cảm thấy áp lực nhất.
Theo một cuộc khảo sát gần đây với 2,000 nhân viên văn phòng Hoa Kỳ từ Babbel, nền tảng học ngôn ngữ, phần lớn mọi người cho biết khối lượng email công việc họ nhận được mỗi ngày khiến họ rất căng thẳng.
Tuy nhiên, những người lao động Gen Z từ 18 đến 24 tuổi có nhiều khả năng để những lá thư điện tử đó chồng chất nhiều nhất. Theo CNBC.
Hơn một phần ba, 36%, nhân viên trẻ thuộc Gen Z cho biết họ có hơn 1,000 email chưa đọc trong hộp thư đến của mình, so với 18% nhân viên văn phòng nói chung.
Các nhân viên này cũng có nhiều khả năng hơn các nhóm tuổi khác cho biết họ gửi một email mà họ hối tiếc, với một trong năm chuyên gia Gen Z, nói rằng họ “rất thường xuyên” áy náy về những email mà mình đã gửi.
Keely Antonio, 25 tuổi, cho biết những thách thức trong giao tiếp góp phần khiến cô cảm thấy kiệt sức trong công việc đầu tiên ở công ty. Cô bắt đầu làm việc bán thời gian cho một công ty bán lẻ vào năm cuối đại học và nhanh chóng tham gia các cuộc gặp gỡ khách hàng lớn, cũng như đạt được mục tiêu bán hàng. Trên giấy tờ thì công việc này có vẻ ổn, nhưng “tôi cảm thấy như mình không có đủ khả năng để kiểm soát những căng thẳng,” cô nói với CNBC Make It, đặc biệt là khi cô sắp tốt nghiệp vào năm 2020.
Lý do là gì? Cô chia sẻ: “Tôi cảm thấy không có một phương pháp giao tiếp hợp lý nào trong tổ chức đó. Email có vẻ lỗi thời và quá phức tạp để đưa ra những phản hồi và hỗ trợ theo thời gian thực, đồng thời thiếu các hình thức liên lạc khác.”
Cô nói, các công cụ như các kênh liên lạc nhanh hơn và thông thường hơn lại giúp cô lên tiếng vào thời điểm đó và giải quyết nhu cầu của mình dễ dàng hơn. Cô từ chối lời đề nghị làm việc toàn thời gian sau khi tốt nghiệp của công ty mặc dù có mức lương $100,000 “vì môi trường làm việc thiếu bầu không khí hỗ trợ cần thiết cho sự hạnh phúc bền vững.”
Antonio tiếp tục đồng sáng lập FeelSwell Experiences, chuyên tư vấn cho các công ty về cách thu hút và gắn kết nhân viên Gen Z.
Esteban Touma, chuyên gia ngôn ngữ học và văn hóa tại Babbel, nói: “Từ những phát hiện của chúng tôi, Gen Z dường như phải vật lộn nhiều nhất với căng thẳng khi sử dụng email và có một lượng lớn email chưa đọc do nhiều yếu tố.”
Ông nói: “Sở thích giao tiếp của Gen Z bị ảnh hưởng nặng nề bởi sự phổ biến của các nền tảng nhắn tin tức thời và mạng xã hội.” Ví dụ như các ứng dụng như Snapchat và Instagram ưu tiên giao tiếp tức thời, tính thân mật và tín hiệu thị giác. Mặt khác, bản chất có cấu trúc và hình thức của giao tiếp qua email khiến nhiều người trẻ cảm thấy xa lạ và phức tạp.”
Những kỳ vọng và trải nghiệm không phù hợp với phong cách giao tiếp, cho dù qua email, nhắn tin tức thời hay trực tiếp, có tác động lớn đến sự gắn kết của nhân viên. Trong một số trường hợp, nó còn gây kiệt sức.
Touma cảnh báo, văn hóa làm việc quá chú trọng đến tính tức thời cũng không phải là một giải pháp tuyệt vời. Ông cho rằng kỳ vọng phản hồi nhanh chóng email và các tin nhắn khác “có thể xóa mờ ranh giới giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Sự kết nối liên tục này góp phần làm tăng mức độ căng thẳng và cảm giác luôn bị ràng buộc bởi các nghĩa vụ trong công việc.”
Điều quan trọng đối với các nhà lãnh đạo tại nơi làm việc, theo Touma, là đặt ra, truyền đạt và làm mẫu những kỳ vọng về thời gian phản hồi cho tin nhắn và email, đặc biệt là đối với những nhân viên trẻ mới đi làm.
“Không giống như các thế hệ ngày xưa, những người có thể đã phát triển các chiến lược phân chia công việc và giao tiếp cá nhân, Gen Z sẽ gặp khó khăn trong việc thiết lập ranh giới,” ông nói.
Để thiết lập ranh giới tốt hơn cho các email công việc, Touma khuyên Gen Z nên trả lời các email khẩn cấp trong vòng một hoặc hai giờ. Đối với những vấn đề không gấp gáp, việc trả lời trong vòng 24 giờ cũng được coi là “lịch sự và chuyên nghiệp.”
Để quản lý hộp thư đến của bạn, Touma khuyên thế hệ trẻ trước tiên nên thiết lập các bộ lọc để tự động sắp xếp email theo mức độ khẩn cấp và chủ đề, để bạn biết điều gì cần phản hồi ngay lập tức và điều gì giải quyết sau cũng được.
Sau đó, đặt thời gian cụ thể để kiểm tra và trả lời email nhằm tránh bị liên tục gián đoạn trong ngày. Cuối cùng là hủy đăng ký khỏi mọi danh sách email và những bản tin không cần thiết.
